سیستم کد گذاری در ۳ مرحله زیر صورت میگیرد:

۱- حساب کل ( با کد ۱ رقمی )

۲- حساب معین ( با کد ۲ رقمی )

۳- حساب تفضیلی ( با کد ۳ رقمی )

هر چه طبق بندی کدینگ ریزتر میشود کدها و حسابها ریزتر میشوند.

۱- حساب دائمی

۲- حساب موقت (اسمی)

۳- حساب مخلوط

حسابهای دائمی

این حسابها همانطور که از نامشان معلوم است دائمی هستند. یعنی فقط مربوط به یک دوره مالی نبوده و مانده آنها در پایان هر دوره به دوره مالی بعد انتقال می یابد.

حسابهای ترازنامه از نوع حسابهای دائمی هستند. در پایان هر دوره مالی حسابهای دائمی مانده گیری میشوند، سپس مانده ها در ترازنامه پایان دوره منعکس میشوند و به دوره مالی بعد منتقل میشوند.

حسابهای موقت (اسمی)

این حسابها با پایان یافتن دوره مالی بسته میشوند و مانده آنها به سال مالی بعد انتقال نمی یابد. ماهیت این حسابها فقط در طی یک دوره و به منظور طبقه بندی و محاسبه تغییرات حاصله در حساب حقوق صاحبان سرمایه می باشد. این حسابها در طی دوره فقط میتوانند افزایش یابند و کاهش آنها مجاز نمی باشد و در پایان دوره مالی نیز با حساب خلاصه سود و زیان جاری که خود نیز یک حساب موقت است و با حساب سود و زیان انباشته طرف حساب است، بسته میشوند.

حسابهای مخلوط

این حسابها مخلوطی از حسابهای دائم و موقت هستند. بدین ترتیب که در پایان دوره مالی با استفاده از تعدیلات آن قسمت از مانده حساب را که جزء حسابهای موقت است ( و باید به حساب سود و زیان انتقال یابد و در محاسبه سود و زیان محاسبه شود ) از آن جدا می شود و مابقی را که جزء حسابهای دائمی است به ترازنامه پایان دوره منتقل می شود. پیش پرداخت های هزینه و پیش دریافتهای درآمد از حسابهای مخلوط می باشند.

شروط لازم برای دفاتر نویسی دقت بالا و حوصله بسیار است. زیرا دفاتر ارائه شده میبایست بدون هرگونه خط خوردگی و اشتباه باشد. در غیر این صورت مشمول جریمه میگردد.

طبق فصل پنجم آیین نامه تحریر دفاتر سازمان امور مالیاتی و براساس ماده ۹۵ ق.م.م  برخی از تکالیف مؤدیان درخصوص نگهداری دفاتر و یا اسناد و مدارک به این شرح میباشد:

رویدادهای مالی باید بر اساس استاندارهای حسابداری به طور روزانه و به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت شود و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل انتقال یابد

مودیانی که دفاتر دستی نگهداری میکنند فقط باید از  دفاتری که در مراجع قانونی به رسیده است استفاده کنند.

اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است مانند مواد گرافیت در دفاتر دستی ممنون است.

دفاتر و اسناد حسابداری میبایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.

تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

گرفته شده از سایت : پرشین حساب